Plan de continuité, il n'est pas trop tard (mais y a urgence...)!!

Crise COVID, avez vous un plan de continuité ? Sinon en voici un express à consommer tout de suite !

par Dominique ABOUDARAM

Le plan de continuité, pratique standard dans les grandes entreprises, est souvent inexistant ou négligé dans les PME.

L’actualité COVID-19 et le risque de mesure drastique du jour au lendemain (Milan en quarantaine, pourquoi pas Genève ou Vaud?) rend cette réflexion obligatoire et urgente.

“Si votre métier s’y prête, quelques mesures express peuvent éviter l’interruption de votre activité lourde de conséquences !”

Voici quelques trucs et astuces pour un plan de continuité express , et un questionnaire pour vous aider à identifier vos forces et faiblesses.

1- Email:

Assurez- vous que tous vos employés ont accès à leur mails hors du bureau : webmail, connexion depuis le smartphone.

Pour la plupart des entreprises la fonction est disponible depuis de nombreuses années mais les employés “fixes” qui ne travaillent qu’au bureau ne savent pas forcément y accéder. Demandez à tous de faire le test et de vous confirmer que c’est OK.

2- Fichiers

 Si vos fichiers sont en interne et que vous n’avez pas d’accès à distance: ouvrez un compte cloud!!!

Il est clairement trop tard pour faire une migration de toutes vos données donc, demandez à chaque service de sélectionner les dossiers ACTIFS et de les copier sur votre cloud.

Tout le monde sait que je suis une grande Fan de Microsoft donc je vais commencer par eux:

– en support aux entreprises pendant la crise MS met à disposition des évaluations gratuites 6 mois pour tous vos employés Utilisez Teams. Créez un team par service et un team par projet Actif

– si vous êtes allergiques à Microsoft : Google, Dropbox, Infomaniak, Icloud, …les solutions ne manquent pas ! 

Choisissez et ouvrez un compte accessible à tous.

3- Communication instantanée

Etre en contact avec vos équipes éparpillées est indispensable.

Ma solution de prédilection of course : Microsoft TEAMS. Mais aussi : Slack ou Whats app.

Une fois choisi : un compte par collaborateur et demandez à tous de se connecter et de confirmer qu’ils accèdent (un like sur un message a tous suffit !). Créez un canal Urgence sur lequel tout le monde doit accéder régulièrement et être notifié.

4- Applications métier :

Ce sera le point le plus délicat : une bonne vieille application interne non disponible sur un terminal serveur est clairement le point faible. Quelques solutions «vite fait-pas terrible mais mieux que rien » : 

– mettez une adresse IP fixe aux postes clef, activez le bureau à distance et un VPN pour y accéder

– ouvrez un compte TeamViewer, LogMeIn ou outil équivalent et configurez les postes clef

5- Argent : le nerf de la guerre…

CEO-CFO: Assurez vous que vous avez un moyen d’accéder aux comptes et de payer à distance.

En particulier si votre solution d’e-banking comporte une carte de sécurité, prenez la avec vous.

6- Téléphone :

Si votre système de téléphonie propose une application, faites-la installer par tous sur leur téléphone portable et à la maison.

“Si votre système ne permet pas cela : configurez un numéro dévié sur un téléphone et ajoutez ce numéro a groupe d’appel de votre standard. Sinon, si vous êtes bloqués hors du bureau, les opérateurs peuvent dévier un numéro sur un portable : assurez vous que vous avez le numéro du support de votre opérateur et les coordonnées de votre contrat.”

Au minimum, ajoutez à votre répondeur une information sur une adresse email et un numéro secondaire pour vous joindre.  

7- Accès

Identifiez pour tous vos collaborateurs quels sont leur moyens d’accès. En Suisse quasiment tous les foyers sont équipés d’un ordinateur, et tout le monde ou presque a un smartphone et une connexion internet.

Identifiez quand même les exceptions et assurez-vous qu’elles n’ont pas un rôle clef, sinon fournissez leur un moyen d’accès (laptop/tablette). Pour internet s’ils n’ont rien c’est un peu tard…

8- Sécurité

Le plus important : “Urgence” ne veut pas dire faire n’importe quoi ! N’envoyez pas de mots de passe par email, sauf s’ils sont à modifier au premier log-in ou de compte ayant accès à tout de façon non sécurisée. 

Ne faites pas de solution dangereuse : partage avec lien anonyme, copie de listes de mots de passe en clair, fichier avec les informations bancaires…

9- Test

Pour chaque partie :

– vérifiez que la solution fonctionne pour les employés concernés. Demandez-leur de tester chez eux avant de revenir au travail.

– faites une fiche avec tous les outils et demandez leur de cocher chaque point (pour ceux qui ont un compte Office 365, préparez un formulaire avec Forms, vous aurez les réponses centralisées…).

10- Communication :

Ajoutez les informations complémentaires (numéro secondaire, email d’urgence) aux signatures des emails de l’entreprise, sur votre site WEB, et sur vos réseaux sociaux, pour que vos clients et fournisseurs sachent comment vous contacter.

11- Plan de Travail

Pour chaque partie :

–         Vérifiez que la solution fonctionne pour les employés concernés : demandez-leur de tester chez eux avant de revenir au travail :

–         Faites une fiche avec tous les outils et demandez leur de cocher chaque point (pour ceux qui ont un compte Office 365, préparez un formulaire avec Forms, vous aurez les réponses centralisées…)